Interne og Eksterne Arrangører
Der er to faste modeller for at samarbejde med Føniks om at arrangere en workshop, en temafest, en filmaften, et live-scenarie, en live-kampagne eller et andet event. Vi opererer med det vi kalder henholdsvis interne og eksterne arrangørgrupper. Den store forskel på de to samarbejdsformer er økonomien. Grundlæggende set kan man sige, at interne arrangører laver events med overtitlen “Føniks præsenterer …” mens eksterne arrangører arrangerer “I samarbejde med Rollespilsforeningens Føniks.”
Økonomi
Interne arrangører – altså folk der laver de arrangementer, hvor Føniks står som den primære eller eneste afsender – kan modtage et økonomisk tilskud fra foreningens kasse. Live-rollespil støttes fra live-budgettet, hvis omtrentlige størrelse fastlægges ved den årlige generalforsamling. Interne arrangører skal benytte en af foreningens bankkonti til arrangementets økonomi og kan også få adgang til MobilePay og MasterCard.
Når man søger om midler, indsender man et budgetoverslag for hele arrangementet til bestyrelsen (se Kontakt nedenfor). Den relevante koordinator fra bestyrelsen vil herefter gennemgå overslaget med kassereren og vurdere om det ser realistisk ud. Senest to uger efter arrangementets afslutning skal et detaljeret, fyldestgørende regnskab afleveres til Føniks’ kasserer. Dette regnskabs beskaffenhed er med til at bestemme om man får tilskud en anden gang.
Der er ikke faste beløbsgrænser. Hver intern arrangør vurderer selv hvad vedkommende vil søge penge til, og hvor meget man vil søge, men den relevante koordinator fra bestyrelsen, og i videre udstrækning bestyrelsen som helhed, kan naturligvis nægte at give tilskud til indkøb og arrangementer, der vurderes at være urentable, dårlige for foreningens ry, ikke ordentligt gennemarbejdede eller simpelthen bare dårlige ideer.
Det forventes ikke at arrangementer giver overskud, men blot at de går i nul. Hvis et arrangement giver overskud, tilfalder dette foreningen. Alle blivende aktiver, som kulisser, kostumer, elektronik og rekvisitter, der er købt i forbindelse med arrangementet tilfalder ligeledes foreningen.
Det skal for en god ordens skyld understreges at Føniks, som folkeoplysende forening, ikke kan støtte arrangementer, hvor overskuddet går til løn eller honorar til arrangørerne, da det er ulovligt.
Underskudsgaranti
Føniks tilbyder desuden en underskudsgaranti til interne arrangører, der rygdækker et arrangement, hvis der sker et uforudset og dyrt uheld. Eksempler tæller regninger fra vagtselskaber, der dukker op ved falske alarmer, og erstatning af større genstande, som døre og vinduer. Underskudsgarantien er naturligvis kun til nødstilfælde, og udbetales kun som supplement til arrangementets overskud, der forventes anvendt på den slags udgifter først.
Eksterne arrangører kan ikke modtage tilskud og beskyttes ikke af underskudsgarantien – tværtimod står arrangører økonomisk til ansvar for eventuelle erstatningskrav, der rejses mod foreningen i forbindelse med ødelagt interiør på lejede skoler og lignende – men de har en række andre fordele, på linje med de interne, som er præsenteret herunder.
Lån af udstyr og lokaler
Alle arrangører har adgang til at låne foreningens kulisser, møbler, kostumer, våben, rekvisitter, etc. til brug til live-scenariet. Genstande der går i stykker i løbet af arrangementet skal erstattes – hvorfor det anbefales at man indbygger en nødpulje til uforudsete uheld i sit budget. Det er også muligt at låne foreningens egne lokaler, dele af eller hele Ungdomshuset, eller leje en folkeskole eller andre kommunale bygninger gennem foreningens booker. Det skal bemærkes at det kun er folkeoplysende foreninger, herunder Føniks, der kan leje skoler og andre bygninger.
Klik her for yderligere information om booking af Ungdomshuset og odenseanske folkeskoler.
Adgang til Føniks’ faciliteter
Det er, på grund af Odense Kommunes regler, desværre ikke muligt for os at låne nøgler til Ungdomshuset ud til arrangører. Skal man bruge ting fra vores lagerrum hos BOXIT ved Odense Havn eller vores container i Tusindårsskoven, skal man medbringe eller have en meget klar aftale med et bestyrelsesmedlem, selvfølgelig helst live-koordinatoren, der er den ansvarlige for disse lagerenheder. Forespørgsler om brug af faciliteter sker ved at skrive en mail til bestyrelsen (se Kontakt). Der er følgende aftaletidsfrister i forbindelse med låne/leje af lokaler og indhentning af regi:
- Adgang til foreningslokalerne, BOXIT-rum eller container: Aftales to uger på forhånd.
- Lån af foreningslokalerne i længere tid (fx til weekend-workshop): Aftales fire uger i forvejen.
- Lån af Ungdomshusets øvrige lokaler: Bookeren informeres minimum to måneder før arrangementet.
- Leje af skoler: Bookeren informeres minimum tre måneder før arrangementet.
Reklame gennem Føniks
Alle der arrangerer for eller med hjælp fra Føniks, har adgang til at bruge foreningens forskellige platforme til at reklamere for arrangementet. Her er primært tale om Føniks’ gruppe og side på Facebook, og vores hjemmeside. Opslag på Facebook-siden og hjemmesiden skal sendes til bestyrelsen, der herefter vil videreformidle det – vi henstiller til at man laver få, gennemarbejdede opslag, i stedet for at skyde med spredehagl. Man må efterlade flyers i lokalerne – disse skal fjernes af arrangørerne, når tilmeldingen til arrangementet lukker. Kontakt bestyrelsen for information om andre muligheder for at reklamere gennem Føniks.
Obligatorisk indhentning af børneattester
For både interne og eksterne arrangører gælder det, at Føniks skal have lov til at indhente børneattester fra Rigspolitiet. Der indhentes attester for alle ansvarshavende personer, der ved arrangementet kommer til at have med børn under 15 år at gøre. Dette er et klart krav fra Odense Kommune, som Føniks er forpligtiget til at opfylde.
Krav om medlemskab og rabat til medlemmer
Det foretrækkes naturligvis at alle medansvarlige arrangører er medlemmer af Rollespilsforeningen Føniks, men det er ikke strengt nødvendigt. Det er dog et ufravigeligt krav, at den økonomiansvarlige (oftest også den hovedansvarlige) for arrangementet er medlem. Både ved interne og eksterne arrangementer skal der gives en deltagerrabat for foreningens medlemmer, så arrangementet bliver attraktivt for dem – dette krav bortfalder hvis det er gratis at deltage. Rabattens størrelse aftales fra sag til sag mellem arrangører og bestyrelsen. Endvidere skal Rollespilsforeningen Føniks’ navn og logo fremgå på PR-materiale i en grad, hvor man ikke er i tvivl om at foreningen er involveret.
Kontakt
Hvis man vil arrangere for eller gennem Føniks, skal man indledningsvist kontakte bestyrelsen på bestyrelsen@foeniks.org, der herefter vurderer om det er et arrangement som foreningen har interesse i. Er det tilfældet, udpeger bestyrelsen en relevant koordinator – dette kan være hvem som helst der sidder i bestyrelsen, inklusive suppleanter. Koordinatoren vil herefter indlede en langt mere detaljeret samtale med arrangøren om økonomi, praktiske forhold, PR og så videre.
Den indledende mail skal indeholde følgende oplysninger:
- Et navn til arrangementet (kan være midlertidigt)
- Et anslået antal deltagere
- Informationer om hvorvidt det er et enkelt arrangement eller en række af arrangementer, og i sidstnævnte tilfælde, hvor mange gange det afholdes. Det er helt i orden ikke at nævne et maksimalt antal gange, hvis der er tale om en fast live-kampagne eller lignende.
- Et indledende budgetforslag – dette er ikke bindende, og behøver ikke at være udspecificeret. Det skal blot indeholde et overslag over, hvad arrangementet kommer til at koste at deltage i (for hhv. medlemmer og ikke-medlemmer), hvad det samlede budget er på, og for interne arrangører omtrent hvad man har brug for i tilskud.
- Navnet på mindst ét betalende medlem af Føniks, der vil stå som hovedansvarlig for arrangementet.
- En beskrivelse af arrangementet på maksimalt en halv A4-side (ca. 250 ord).
Det forventes også at en given arrangørgruppe udpeger en person, der er primær kontaktperson til bestyrelsen. Dette er for at undgå misforståelser og højne kommunikationsniveauet. Det anbefales at kontaktpersonen også er den økonomisk ansvarlige for arrangementet.