Vedtægter

Vedtægter 

• 1 – Navn og sted 

Stk. 1 Foreningens navn er Rollespilsforeningen Føniks (herefter Føniks). 

Stk. 2 Foreningen er hjemmehørende i Odense Kommune. 

Stk. 3 Foreningens aktiviteter henvender sig primært til odenseanere og øvrige fynboer, men er åbne for medlemmer og deltagere fra hele landet (Se §2, stk. 1 og stk. 2 pkt. 3.). 

• 2 – Formål 

Stk. 1 Føniks’ formål er at bevare og styrke rollespilsmiljøet i Odense og på Fyn. 

Stk. 2 For at leve op til målet i Stk. 1 vil følgende forhold blive krav blive opretholdt. Pkt. 1 Føniks indrager, så vidt muligt, alle former for rollespil, herunder tabletop RPG’s (bordrollespil), live-rollespil, narrative bræt- og kortspil, figurspil og war-gaming. Fremtidige innovationer indenfor rollespil vil blive inddraget løbende. 

Pkt. 2 Føniks’ aktiviteter involverer, men begrænser sig ikke til: Bræt-, kort, og figursspilsturneringer, store og små live-rollespilsarrangementer, kongresser, udlån af lokaler til tabletop-grupper, udlån af bøger og materialer til medlemmer, historisk arkivering af bøger og materialer, diverse workshops, samt ugentlige åbent hus-arrangementer. 

Pkt. 3 Føniks’ aktiviteter har til formål at styrke rollespilsmiljøet i Odense og på Fyn. Foreningen tilbyder medlemsskab til alle, der opfylder medlemskravene (se §3), underordnet hvor de bor, med det formål at tiltrække flere rollespillere og styrke forholdet til lignende foreninger i resten af landet. 

Stk. 3 Føniks skal være et inkluderende fællesskab og bestræbe sig på at skabe et trygt miljø for alle, især minoriteter. 

• 3 – Medlemmer 

Stk. 1 Alle interesserede kan optages som medlemmer i Føniks, ved at udfylde og indsende den gældende tilmeldingsblanket til bestyrelsen, og indbetale det fastsatte kontingent, jævnfør §4. Stk. 2 Undtagelse af Stk. 1 omfatter følgende 

Pkt. 1 Tidligere ekskluderede medlemmer kan ikke genindmeldes i Føniks, medmindre eksklusionen er omstødt, jævnfør §3, Stk. 5, Pkt 1-2. 

Pkt. 2 Tidligere udmeldte medlemmer, der har udestående med foreningen. 

Stk. 3 Medlemmer melder sig ud af foreningen, ved at aflevere en skriftlig meddelelse herom til bestyrelsen. Stk. 4 Et medlem kan ekskluderes, hvis vedkommende med forsæt modarbejder foreningens interesser, repræsenterer foreningen negativt eller begår ulovligheder i forbindelse med foreningens virke. Eksklusionen skal vedtages af et enstemmigt samværsudvalg 

Stk. 5 En eksklusion kan omstødes på følgende måder. 

Pkt. 1 Enstemmigt af samværsudvalget 

Pkt. 2 Med 2/3 flertal af generalforsamlingen. 

Stk. 6 Ekskluderede medlemmer har ret til at blive hørt på den førstkommende generalforsamling. Pkt. 1 Dette forudsætter at den ekskluderede forinden skriftligt bekræfter at samtlige oplysninger i sagen i den forbindelse offentliggøres for foreningens medlemmer. Er der en krænket part i sagen, finder offentliggørelsen kun sted med dennes accept. 

• 4 – Kontingent 

Stk. 1 Kontingentet gælder 13 måneder af gang, med slut den 31. januar. 

Stk. 2 Prisen på kontingentet fastsættes et år ad gangen, på hver ordinær generalforsamling. Stk. 3 Betaling af kontingent kan ske fra december året før. 

• 5 – Generalforsamlingen 

Stk. 1 Ordinær generalforsamling afholdes én gang årligt, i årets første kvartal, og er foreningens højeste myndighed.

Stk. 2 Indkaldelse til ordinær generalforsamling skal varsles af bestyrelsen senest fire uger før afholdelse. Stk. 3 Rettigheder under generalforsamlingen er fordelt således. 

Pkt. 1 Betalende medlemmer har stemmeret, uanset alder. 

Pkt. 2 Gæster har kun taleret. 

Stk. 4 Dagsordenen for den ordinære generalforsamling skal mindst indeholde følgende punkter: 1. Formalia: Valg af dirigent, referent og to stemmetællere. 

2. Forpersonens beretning, samt generalforsamlingens godkendelse af denne. 
3. Regnskabsaflæggelse, v. kasserer, samt generalforsamlingens godkendelse af denne. 4. Behandling af indkomne forslag. 
4. Fastsættelse af kontingent. 
5. Valg af bestyrelse, samværsudvalg og revisor. 
6. Eventuelt. 

Stk. 5 Forslag om vedtægtsændringer skal leveres skriftligt til bestyrelsen mindst to uger før generalforsamlingen. Vedtagelse af vedtægtsændringer kræver 2/3 af generalforsamlingens stemmer. Stk. 6 Generalforsamlingen træffer sine beslutninger med et simpelt flertal og ved håndsoprækning. Stk. 7 Afstemninger om omstødelse af ekskludering og andre personfølsomme beslutninger kan foretages skriftligt, hvis en af de stemmeberettigede tilstedeværende ønsker det. 

Stk. 8 Et medlem af foreningen kan, ved fuldmagt, overdrage sin stemmeret til et andet medlem af foreningen efter følgende krav. 

Pkt. 1 Hvert medlem kan overdrages én fuldmagt. 

Pkt. 2 En fuldmagt skal godkendes af dirigenten, før den er gyldig. 

• 6 – Ekstraordinær generalforsamling 

Stk. 1 En ekstraordinær generalforsamling kan afholdes, når et simpelt flertal i bestyrelsen finder det nødvendigt, og skal afholdes, når mindst 1/3 af medlemmerne fremsætter skriftlig (herunder mail) anmodning til forpersonen. 

Stk. 2 Generalforsamlingen skal afholdes senest 4 uger efter, at anmodningen er kommet til forpersonens kundskab. 

Stk. 3 Indkaldelsesfristen for en ekstraordinær generalforsamling er 2 uger. 

Stk. 4 Reglerne for fuldmagter gælder, jævnfør §5, stk. 8. 

• 7 – Digital generalforsamling 

Stk. 1 Bestyrelsen kan beslutte, at der udelukkende afholdes en digital generalforsamling. Stk. 2 Beslutningen efter stk. 1 kan alene træffes, såfremt en fysisk generalforsamling ikke kan afholdes som følge af ekstraordinære omstændigheder, herunder ved myndighedspåbud. 

Stk. 3 Bestyrelsen skal gøre foreningens medlemmer bekendt med at der afholdes en digital generalforsamling, og hvad dette betyder for formatet. Udmeldingen skal foregå i forbindelse med indkaldelse til generalforsamlingen. 

• 8 – Bestyrelsen 

Stk. 1 Bestyrelsen varetager den daglige ledelse af Føniks og er ansvarlig for foreningens økonomi, kontakt til andre institutioner og foreninger, samt foreningens materialer og lokaler. Bestyrelsen forpligter sig til at informere medlemmerne om beslutninger, der påvirker foreningen som helhed. 

Stk. 2 Bestyrelsen vælges direkte på generalforsamlingen, og består af fem personer (hvoraf 3 består af forpersonen, næstforperson og kassereren) og to-tre suppleanter. Der vælges 0-2 junior suppleanter. Disse Vælges blandt foreningens junior medlemmer (medlemmer under 16 år), og vælges for ét år ad gangen.
Stk. 3 Valg af bestyrelsen er gjort således

Pkt. 1 Bestyrelsens medlemmer vælges for en periode af 2 år, og er på valg skiftevis i lige og ulige år.

Pkt. 2 Forperson og et menigt medlemmer er på valg i ulige år

Pkt. 3 Kasserer, Næstforperson og et menigt medlem er på valg i lige år

Pkt. 4 Suppleanter er på valgt årligt

Pkt. 5 Udtræder et medlem af bestyrelsen i utide, kommer dennes post på valg til førstkommende generalforsamling, og følger derefter Pkt. 2 og 3 igen fremadrettet.

Stk. 4 Alle medlemmer, der opfylder medlemskravene (se §3) og kravene nedsat af Fritid og Eliteidræt, kan vælges til bestyrelsen. 

Stk. 5 Bestyrelses- og ansvarsposter er fordelt således 

Pkt. 1 Forpersonsposten. Forpersonen har det øverste ansvar for foreningens trivsel og kontakt til andre institutioner og foreninger. Forpersonen vælger personligt om vedkommende vil tituleres formand, forkvinde eller forperson.

Pkt. 2 Næstforpersonsposten. Næstforpersonen er ansvarlig for den interne kommunikation i foreningen. Næstforpersonen vælger personligt, om vedkommende vil tituleres som næstformand, næstforkvinde eller næstforperson.

Pkt. 3 Kassereren. Kassereren er ansvarlig for foreningens regnskab, samt opdatering af medlemsregisteret. 

Pkt. 4 Andre ansvarsposter fordeles internt af bestyrelsen og kan variere efter behov. 

Stk. 6 Hvis et stemmeberettiget medlem af bestyrelsen træder af, overtager en af suppleanterne, i vedkommendes sted. Junior suppleanter er ikke forpligtet til at overtage pladsen fra et stemmeberettiget medlem.

Stk. 7 Bestyrelsen tilstræber at afholde bestyrelsesmøder mindst én gang månedligt. Hele bestyrelsen skal informeres om tid og sted for disse møder. 

Stk. 8 Bestyrelsen er beslutningsdygtig med simpelt flertal når følgende er opfyldt. 

Pkt. 1 Beslutninger kan tages uden at hele bestyrelsen behøver at være samlet. 

Pkt. 2 Beslutninger taget uden den samlede bestyrelse skal viderebringes til den resterende bestyrelse. Pkt. 3 Hele bestyrelsen skal inviteres til ikke-fysiske møder. 

• 9 – Samværsudvalget
  Stk. 1 Samværsudvalget består af 3 medlemmer, to vælges på generalforsamlingen hvert år. Et medlem vælges af bestyrelsen blandt dennes medlemmer.
  Stk. 2 Udvalget håndterer personsager i Føniks jf. samværspolitikken og har mandat til at udøve alle sanktioner beskrevet i denne.

Stk. 3 Hvis en personsag omhandler et af samværsudvalgets medlemmer indtræder et af bestyrelsens medlemmer i udvalget indtil sagen er behandlet.

Stk. 4 Samværsudvalgets arbejdsområder inkluderer: 

• Årlig opfølgning på samværspolitik 
• Uddannelse af frivillige 
• Rammesætning af tiltag efter samværspolitikken 
• Hvornår der sættes krav om tryghedsværter til arrangementer.

• 10 – Økonomi og regnskab 

Stk. 1 Føniks’ regnskabsår følger kalenderåret. 

Stk. 2 Det er den til enhver tid siddende forperson og kasserer, der tegner Føniks’ økonomi. Stk. 3 Føniks’ kasserer kan overgive dele af de økonomiske ressourcer til et eller flere medlemmer midlertidigt, f.eks i forbindelse med indkøb til arrangementer eller nye materialer. 

• 11 – Opløsning af foreningen 

Stk. 1 Føniks kan opløses hvis der er 3/4 flertal for det på to følgende generalforsamlinger. Stk. 2 Overskydende midler i form af penge, materialer, indbo og lignende vil ved en opløsning overdrages til et andet, lignende foretagende indenfor rollespilsmiljøet. Modtageren eller modtagerne af disse midler vil blive besluttet ved foreningens endelige generalforsamling. 

• 12 – Datering 

Stk. 1 Således vedtaget på Føniks’ generalforsamling d. 3 februar 2024.